ワークフローとは？SMALT OFFICEで申請・承認業務を効率化
- 株式会社ヴィセント 編集担当
- 6 日前
- 読了時間: 3分
社内で次のような業務はありませんか。
備品購入の申請
出張申請
稟議書
各種承認手続き
これらの申請業務を紙やメールで行っていると、「承認待ち」「差し戻し」「履歴確認」などの管理が煩雑になります。SMALT OFFICEには、社内申請や承認業務をオンラインで管理できるワークフロー機能が用意されています。
この記事では、SMALT OFFICEのワークフロー機能について紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、申請 → 承認 → 完了という業務の流れをシステム上で管理する仕組みです。SMALT OFFICEでは、申請内容を入力して承認ルートを選択し、承認者が順番に確認・承認することで処理が進みます。これにより、申請業務の管理や履歴確認を効率的に行うことができます。
SMALT OFFICEのワークフロー機能
SMALT OFFICEのワークフローでは、主に次の設定や操作が可能です。
承認ルートの設定
管理者は、ワークフローの承認経路を作成できます。
承認ルートでは次のような設定が可能です。
承認ルート名
承認者の設定
必要承認数
差し戻し時の動作
承認者によるファイル追加の可否
また、複数段階の承認ルートを設定することもできます。
申請フォームの作成
ワークフローで使用する申請フォームを作成できます。
フォームには次の情報を設定できます。
タイトル
並び順
公開範囲
閲覧ユーザー・グループ
管理ユーザー
作成したフォームは公開設定を行うことで、ユーザーが利用できるようになります。
申請内容の入力
ユーザーは申請フォームを選択し、申請内容を入力して承認申請を行います。
申請では以下のような操作が可能です。
承認ルートの選択
コメント入力
ファイル添付
申請後は承認者に承認依頼が送られ、承認処理が進みます。
ワークフローの確認と管理
SMALT OFFICEでは、ワークフローの状態を一覧で確認できます。
一覧画面では次のような表示が可能です。
承認依頼されたもの
承認申請したもの
閲覧可能な申請一覧
申請内容の詳細画面では、承認状況の確認や各種操作を行うことができます。
ワークフローデータの活用
ワークフローのデータはCSV形式で保存することができます。
CSVには次の情報が含まれます。
タイトル
内容
添付ファイル
申請者
申請状態
コメント
承認者・回覧者
更新日時
これにより、申請履歴を社内で管理・分析することも可能です。
SMALT OFFICEで申請業務を効率化
SMALT OFFICEのワークフロー機能を活用することで、
申請業務のデジタル化
承認状況の可視化
申請履歴の管理
といった業務改善が期待できます。
紙やメールでの申請業務を見直したい企業にとって、ワークフロー機能は社内業務の整理に役立つ仕組みの一つです。
※本記事はSMALT OFFICEの操作マニュアルをもとに機能概要を紹介しています。
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