乗り換えで失敗しない！グループウェア移行の全体像と準備の進め方

「グループウェアの乗り換えって、なんだか難しそう…」そんな不安をお持ちの方へ、今回は乗り換えを3つのフェーズに分けて整理し、さらにサイボウズOfficeからSMALT OFFICEへの大まかな移行手順もご紹介します。まずは全体像をつかむところから、始めてみませんか？

グループウェア乗り換えの「3つのフェーズ」とは？

グループウェア移行を成功させるためには、「いきなりデータを移す」のではなく、段階的な設計と準備が欠かせません。

今回は、「3つのフェーズ」に沿って、何を・どう・いつ進めればよいかを分かりやすくご紹介します。

◎ フェーズ①：棚卸し

まずは、移行すべきデータを把握することが最初の一歩です。

• ユーザー情報（名前、部署、メールアドレスなど）

• スケジュール、掲示板、メッセージ、メール

• カスタムアプリやワークフローの設定

など、「何を移すのか」が明確になれば、対応の優先度も決めやすくなります。

◎ フェーズ②：方法設計

次に、どの方法で移行するかを選びます。

• CSVでそのまま取り込めるもの

• 専用ツールを使う必要があるもの

• UIの違いによるユーザーへの影響

「どの方法で移せるのか」をきちんと把握・整理することで、スムーズでトラブルのない移行計画が立てられます。

◎ フェーズ③：スケジュール調整

そして最後に、いつどの順番で移行するかを計画します。

• 並行運用期間を設けてトラブルを防ぐ

• 繁忙期や年度替わりを避ける

• 検証→移行→運用の流れを無理なく組む

「段取りが見える」ことで、実際の工数も見通しが立ちやすくなります。

サイボウズOffice→SMALT OFFICE CSV形式でのデータ移行｜大まかな3ステップで紹介！

グループウェアの移行と聞くと、「専門的な知識が必要そう」「現場が混乱しそう」といった不安の声がよく聞かれます。しかし実際には、全体の流れを正しく把握し、ステップごとに準備を進めれば、移行作業は決して難しいものではありません。 サイボウズOfficeからSMALT OFFICEへ移行する際の基本的な流れを、わかりやすく3ステップに分けてご紹介します。これから移行を検討されている方が、まずは全体像を掴むための参考になれば幸いです。

１．サイボウズOfficeからデータをエクスポート

まずは、サイボウズOfficeの管理画面から移行したいデータをエクスポート（書き出し）します。

２．エクスポートしたデータを修正・整形

次に、エクスポートしたCSVファイルを、SMALT OFFICEで正しく読み込める形式に修正します

※修正すべき箇所は、データの種類によって異なるので項目ごとのルール確認が重要です。

３．SMALT OFFICEにインポート

最後に、整えたCSVファイルをSMALT OFFICEの管理画面から順番にインポート（読み込み）します。

グループウェア移行のまとめ

グループウェアの移行というと、つい「複雑そう」と感じてしまいますが、今回ご紹介したように「段階を踏んで進める」ことで、想像よりもずっとスムーズに進めることができます。

「うちの会社なら、どこから始めればいいんだろう？」

「自分たちでできる部分と、プロに頼むべき部分は？」

そういった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

まずは、今回の「3つのフェーズ」や「3ステップ移行フロー」を参考に、自社の“現在地”を整理することから始めてみてください。