Alfrescoとboxは並び立つ製品なのか

Alfrescoを商材として取り扱っていると、

DX推進によるコンテンツ管理の検討製品として、お客様からよく出てくるワードがあります。

それは、「box」。価格や機能比較はあるけれど、差別化ってどこなんだろうと

ある時ふと疑問に思うのに、自社にいながら、ライバル視する製品の事をあまり知らないなと思い、恥ずかしながら研究のため「Alfrescoとboxは並び立つ製品なのか」と仮定として、勉強みることにしました。

boxをインストールしてみる

まずは、虎穴に入らずんば虎子を得ず（もぐりこんで）の精神で、boxユーザーになってみました。無料版があり、Alfresco同様に、ブラウザがあればアクセスできてすんなり利用開始できました。（Alfrescoはインストールに手間がかかるので、始めやすい点では、遅れをとっています。） 試しにテキストデータをアップロード。ここまではストレスもなく、順調です。（ここまで約10分） そして入れたデータを検索してみたところ、「あれ？」

データがみつからない。（ファイル名ではなく、テキスト内のワードで検索してみた結果） なぜと思い、情報収集してても、ネガティブな情報が載っていないため、なぜの答えが出ず。 公式WEBサイトを見ると、どうやら全文検索機能はなく、ファイル名がわからないデータは、埋没して拾い上げられない懸念があるようです。（全文検索をカバーした他製品が売られているぐらいです。） 公式によると、コンテンツ検索は可能としているものの、限界があり、ユーザー視点からは検索インデックスが認識されているか分からないため、デフォルトで使用するのは難儀になっています。 Boxの検索インデックスには、Businessレベル以上のアカウントの場合、ドキュメントあたり最大10,000バイト (英語で約10,000文字) が格納されます。 参照元：検索インデックス作成 - Box開発者向けドキュメントポータル ここで一つ疑問ができました。boxって多様なデータ管理には向いていないんじゃ…（DX推進でデジタル化、情報共有化、データ検索が容易になって、業務効率化したね！が実現できないのでは） 改めてboxのポジションについておさらいしてみます。

コンテンツ管理システムとオンラインクラウドは、同じカテゴリではない

ITreviewでのカテゴリ名を見てみると、 boxは、オンラインクラウドとなっていて、Alfrescoは、文書管理になっています。 ぱっと見どう違うが言葉にできなかったので、 よく読んでみると、文書管理のカテゴリ説明欄に答えがありました。 保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴だ。 参照元：【22年最新】文書管理のおすすめ32製品をユーザーレビューで徹底比較！ (itreview.jp) なるほど、オンラインクラウドは、シンプルにデータをインターネット上で、文書管理は、デジタルデータの図書館のようなものだと。 boxの特長として容量は無制限ですが、いっぱい入ると重たくなり、さらに全文検索が対応していない前提ではbox単体で使うのは結局難しいとの判断になりそうです。 boxの画面みていて思ったのですが、フォルダが存在している感覚の違いも感じました。（Alfrescoはダイレクトにファイルをヒットさせられるので、フォルダがある感覚があまり感じないんですよね…）

結論

「boxで、クラウドで使用したいデータをアップし素早く情報共有 データバンク、版管理など元データの管理は、Alfresco」

これで、クラウド、オンプレ両方対応できるし使い分けで、コンテンツ管理は盤石になると思います。 並び立つ部分もありながら、特長はしっかり分かれているので、並び立たない製品である。 いい勉強になりました。

文責：ソリューション営業部　吉田あかり