【調査結果分析】メール文化からチャット文化への変遷

「弊社メールやっていないので、LINEのID教えていただけませんか？」

商工会議所の交流会で出会った営業マンから、こんな問いかけを受けました。

「情報交換を円滑にするために、LINE交換しませんか？」の提案をいただくことはありましたが、メールを使用していない企業さんは初めてでした。

世間で個人間使用を中心にチャット（主にskypeやLINE、Messenger）の利用が普及しており、BtoC事業を中心にビジネスシーンで企業が導入するケースが増えてきています。

現在サービスを挙げてみればきりがないほどあります。Microsoft Teams、slack、CHATWORK、LINEWORKS、Googlechat…

傾向の感覚はあるものの実際はどの程度ビジネスシーンでのチャットは普及しているのでしょうか。ビジネスチャットを取り扱うITベンダーとしての視点から、調査結果を分析していこうと思います。

ソース①

民間企業の調査結果（2019年、コロナ禍の真っただ中の時のデータ）

大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査を実施（2019年09月19日） | CTC - 伊藤忠テクノソリューションズ (ctc-g.co.jp)

調査結果によると、コロナ直後ではあるものの大手企業はメールが中心で、チャット利用者の母数はわずかであることが分かります。（この時期は、オンライン会議やテレワークが流使われるようになった頃で、筆者自身もビジネスチャットは、半分遊びながら使っておりました。当時取引先とはメール一択でした。）

ソース②

総務省の調査結果　情報通信白書（こちらも2019年のデータ）

内容を確認してみますと、民間の調査結果と同じような結果がでています。

メールつよつよで、チャットは全然かすんでます。このデータで興味深いのは、なにも導入していない層が10％もある点。（文書のなかでも言及しています）

チャットは思ったより普及していない…ちょっとショックです。半面市場が大きくなる可能性もあるという面では希望はあります。

続いて市場規模（クラウドサービス市場）を調べてみましょう。

　令和４年 情報通信に関する現状報告の概要より抜粋　01point.pdf (soumu.go.jp)

令和4年度情報通信白書によると、クラウドサービス市場は世界市場に比べて、国内に比べると約22倍の規模です。IT先進国（米国や中国）に比べると、人口と関わってくるものの、

ITに関する理解や浸透でいくと、発展途上であることが一目瞭然です。

またシェア率の高い企業が寡占化しているということは、多様化の過渡期（大手の隙間を狙う特化したサービスが増えていく）であり、「大手のサービスを使ってみたけど、合わなかった」、「コントロールしたい」、「丁寧なケア欲しい」など自分たちらしい使い方を模索するターゲットが増えていくことは潜在化しているといえます。

ただ、市場が急激に膨らむ現象が起こるのはについては、未知数です。

現状はメールの圧勝ですが、メール文化からチャット文化への変遷は並行運用か、吸収か。 今後のチャットの普及率に期待しつつ、ニッチな声を拾ったサービス展開を実施していきます。

文責：吉田あかり

OCRは、DX推進のファーストステップなのか？DX推進担当者の悩みを深堀してみた

「DX進んでますか？」

仕事上、DX推進部の方のお悩みを聞く機会に触れあうことがあるのですが、上記のような投げかけをすることがあります。

「色々取り組まなくてはいけないと思っているけれど…他社事例はありますか？」

この問いに1営業パーソンとしては即答ができません。それは、企業ごとにスタートラインが異なり、課題も多様であるためです。

DXという言葉だけが先行し、実態があるようで輪郭がない感じがして、キャッチボールの難易度が上がります。問いに内包する意味と、DXという概念を再認識しようと思いました。DX推進サービスの提供者としての視点から深堀りしていきます。

DXの定義

まず定義を調べてみます。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること 出典：経済産業省「DX 推進指標」とそのガイダンス

デジタルデータの活用を基盤とした上で業務・組織体制を再構築、生まれ変わることで競争力をボトムアップさらにはリードしていく事業を目指しましょう

という政府からのメッセージと解釈しました。

DX＝ペーパーレス？

DXの走りとしてよく取り組まれるのが、ペーパーレスです。紙による印刷や保管を無くし、PDFにするためにOCRを取り入れるという動きです。一番初めの一歩として取り組まれるケースがあります。

紙＝アナログ

電子データ＝デジタル

理由としては上記の認識があるためだと思われます。

実際に動き出してみると新たな壁にぶつかります。OCRを使用して電子データ化は可能ですが、量が膨大、管理体制が従来のまま（紙管理に慣れている）、取引先や顧客が電子化に適応できていない、新しい業務フローの体制づくり、段取りを作れないなど。慣習を変えるということは、やはり大変な作業と思います。ペーパーレス1つだけでも関わる部署や人が多く、推進担当だけではこなせない業務量です。

DX＝IT化？

次に連想されるのは、IT化で、DX化と同じようにとらえられることがありますが、IT化はDXに内包されています。

出展：DX 化 (デジタル トランスフォーメーション) と IT 化の違いとは - Microsoft for business

システムやツールを導入することによって業務効率化を実現できますが、それで終わりではなくDXのきっかけの1つにすぎないというわけです。ITツールを導入したら完了というわけでもなく、利用者の業務負担を軽減するための教育やフォローも考慮する必要があります。

ITサービスやツールを導入するとなると必要になるのが設備投資によるコストは意外と抑えられる！？

設備投資によるコストは発生しますが、IT製品は以下のような優位性があります。

提供側：デジタルサービスやツールは、コピーが可能である。

導入側：企業共通の課題があるから自社でも適応できる

その結果、低コストでしくみを導入出来ることが実現できています。

提供側も汎用的なしくみの方がニーズに適応した製品を提供しています。ITシステムやサービスは難しいものではなく、汎用的で使いやすい、適応しやすいかたちに常にアップデートしています。

自社にとってのDXは何か

改めて問いかけによる回答パターンを思い付くままで並べてみました。 「紙をスキャンしてPDF化して紙消費削減」「クラウドシステムを利用して開発コスト削減」「チャットを導入してチーム単位でのプロジェクト進行を実現」「ワークフローを電子承認にして出社不要に」「90％テレワーク実施を達成して事務所を縮小し賃料カット」「オンラインストレージでデータ共有、人的動作が削減」「カスタマーセンターにチャットボットを導入し問い合わせ内容を集約し」「人が対応していた業務の一部をロボット化して自動化」 上記すべてDXの取組みとしては正解であるし、またその一遍でしかないということになります。

結論

冒頭の「OCRは、DX推進のファーストステップなのか？」に対する見解は NOです。 DXの推進というのは、 自分たちの課題を認識し、解決するための手法・手段を選び、実行することで得られる効果を受け取め、変化に抵抗しにくい組織への改造といえます。 1担当では実現できるものではなく、組織に関わる全体の協力がなくては推進はできません。

DX＝？

？にはまる答えはなんでしょうか。それぞれ答え（課題）は、浮き彫りになってきていると思います。スタートラインが決まったら、手段を選びましょう。DX推進のファーストステップはすでに踏みだしています。

文責：吉田あかり

Alfrescoとboxは並び立つ製品なのか

Alfrescoを商材として取り扱っていると、

DX推進によるコンテンツ管理の検討製品として、お客様からよく出てくるワードがあります。

それは、「box」。価格や機能比較はあるけれど、差別化ってどこなんだろうと

ある時ふと疑問に思うのに、自社にいながら、ライバル視する製品の事をあまり知らないなと思い、恥ずかしながら研究のため「Alfrescoとboxは並び立つ製品なのか」と仮定として、勉強みることにしました。

boxをインストールしてみる

まずは、虎穴に入らずんば虎子を得ず（もぐりこんで）の精神で、boxユーザーになってみました。無料版があり、Alfresco同様に、ブラウザがあればアクセスできてすんなり利用開始できました。（Alfrescoはインストールに手間がかかるので、始めやすい点では、遅れをとっています。） 試しにテキストデータをアップロード。ここまではストレスもなく、順調です。（ここまで約10分） そして入れたデータを検索してみたところ、「あれ？」

データがみつからない。（ファイル名ではなく、テキスト内のワードで検索してみた結果） なぜと思い、情報収集してても、ネガティブな情報が載っていないため、なぜの答えが出ず。 公式WEBサイトを見ると、どうやら全文検索機能はなく、ファイル名がわからないデータは、埋没して拾い上げられない懸念があるようです。（全文検索をカバーした他製品が売られているぐらいです。） 公式によると、コンテンツ検索は可能としているものの、限界があり、ユーザー視点からは検索インデックスが認識されているか分からないため、デフォルトで使用するのは難儀になっています。 Boxの検索インデックスには、Businessレベル以上のアカウントの場合、ドキュメントあたり最大10,000バイト (英語で約10,000文字) が格納されます。 参照元：検索インデックス作成 - Box開発者向けドキュメントポータル ここで一つ疑問ができました。boxって多様なデータ管理には向いていないんじゃ…（DX推進でデジタル化、情報共有化、データ検索が容易になって、業務効率化したね！が実現できないのでは） 改めてboxのポジションについておさらいしてみます。

コンテンツ管理システムとオンラインクラウドは、同じカテゴリではない

ITreviewでのカテゴリ名を見てみると、 boxは、オンラインクラウドとなっていて、Alfrescoは、文書管理になっています。 ぱっと見どう違うが言葉にできなかったので、 よく読んでみると、文書管理のカテゴリ説明欄に答えがありました。 保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴だ。 参照元：【22年最新】文書管理のおすすめ32製品をユーザーレビューで徹底比較！ (itreview.jp) なるほど、オンラインクラウドは、シンプルにデータをインターネット上で、文書管理は、デジタルデータの図書館のようなものだと。 boxの特長として容量は無制限ですが、いっぱい入ると重たくなり、さらに全文検索が対応していない前提ではbox単体で使うのは結局難しいとの判断になりそうです。 boxの画面みていて思ったのですが、フォルダが存在している感覚の違いも感じました。（Alfrescoはダイレクトにファイルをヒットさせられるので、フォルダがある感覚があまり感じないんですよね…）

結論

「boxで、クラウドで使用したいデータをアップし素早く情報共有 データバンク、版管理など元データの管理は、Alfresco」

これで、クラウド、オンプレ両方対応できるし使い分けで、コンテンツ管理は盤石になると思います。 並び立つ部分もありながら、特長はしっかり分かれているので、並び立たない製品である。 いい勉強になりました。

文責：ソリューション営業部　吉田あかり